Dicas de produtividade no home office - Parte 2

Esse post é uma continuação e você pode acessar a primeira parte clicando aqui.

Vamos continuar com nossas dicas para um home office mais produtivo? Na primeira parte, nós vimos algumas ferramentas pra comunicação entre os colegas da empresa e dicas para te ajudar a gerenciar seu tempo. Hoje vamos falar de ferramentas pra te auxiliar com seus documentos e também algumas dicas pessoais. Bora lá, então!

Planilhas e documentos

Boa parte dos escritórios trabalham com planilhas e documentos, os famosos Excel e Word. Em algumas empresas, as planilhas são conectadas via rede, então a alteração de uma planilha na sua máquina é transmitida para a planilha de todos. Em outros casos, alguém cria/edita um documento e, então, envia para seus colegas utilizarem. Apesar de ser possível continuar trabalhando dessa forma fora do escritório, existem opções melhores.

Você provavelmente conhece o Google Docs, certo? Então, ele é o “Word” do Google, porém é 100% online. Na época de seu lançamento, não tinha comparação com o Word, pois ele não tinha muitas funcionalidades. Porém, a realidade hoje é outra. O Google Docs é muito completo e oferece algumas funcionalidades que não temos no Word. Por exemplo, no Google Docs é possível que mais de uma pessoa edite um documento ao mesmo tempo! Isso é feito de forma muito natural e em tempo real. Além disso, você pode deixar comentários em partes do documento para que outras pessoas vejam e respondam. O Google Docs ficou tão bom que a Microsoft teve que correr atrás do prejuízo e lançou uma versão online do Word, para fornecer a mesma experiência do Google Docs. O Word Online ainda não faz frente ao Google Docs, mas está caminhando e com certeza daqui uns anos será tão bom (ou melhor) que o Docs.

O Google também tem o Spreadsheets e o Presentation, que são uma versão do Excel e PowerPoint, respectivamente. São excelentes, inclusive indico o Spreadsheets para o uso pessoal, já que você consegue criar planilhas para controle e planejamento financeiro.

Uma grande vantagem desses editores online é que você não precisa instalar nada para usá-los, inclusive você pode acessar seus documentos de qualquer computador, apenas precisa entrar na sua conta do Google. Como os documentos estão armazenados em nuvem, o salvamento é automático e possuem um controle de versão, isto é, todas as alterações feitas no documento são registradas e você pode reverter quando quiser. Além disso, todos os aplicativos estão disponíveis em versão mobile, ou seja, você consegue abrir sua planilha pelo celular, caso precise (tente não precisar hehe).

Ah, e pra quem faz faculdade é ótimo também. Assim, você pode fazer seus trabalhos em grupo de casa, cada um edita o documento da sua casa, deixa comentários e assim o trabalho pode ser feito sem você precisar sair de casa. Legal, né?


Compartilhamento de arquivos

Você pode estar pensando: “Bem legal o Google Docs, mas minha empresa tem/quer usar o pacote Office, mesmo.”. Bom, se for esse o caso, não se preocupe, temos dicas também :)

Algumas empresas fornecem uma infraestrutura de rede compartilhada com todos os colaboradores para que seja possível enviar arquivos de um para o outro. Já outras enviam os arquivos por e-mail ou até mesmo transferem por pendrive. Todas essas possibilidades continuam sendo possíveis no trabalho remoto, porém enviar um pendrive para casa do amigo pode ser um pouco caro e demorado hehe. A minha dica aqui é simples: use um serviço de armazenamento em nuvem.

Dropbox, GoogleDrive, OneDrive ou qualquer outro serviço que você preferir. Não importa muito, todos são bons, seguros e tem versões gratuitas. Você pode acessá-los instalando um programa no seu computador, um aplicativo no seu celular ou direto pelo seu navegador. O interessante aqui é: você pode compartilhar um ou mais arquivos/pastas com outras pessoas. Dessa forma, você consegue garantir que seus documentos fiquem seguros na nuvem e ainda pode compartilhar com seus colegas de trabalho. E pra fechar bem, todos eles tem controle de versão, ou seja, você pode recuperar versões antigas dos seus arquivos.

Ah, lembrando que eles podem ser muito úteis para uso pessoal, também. Eu mesmo, uso sempre. Guardo meus documentos importantes, arquivos da época de faculdade e até mesmo alguns memes engraçados haha.


Dicas pessoais

Você pode até usar todas as dicas que aprendeu até aqui, mas não vai adiantar, se você não tiver um bom ambiente de trabalho. Tudo importa, desde sua mesa de trabalho até o local onde você vai almoçar. Tente deixar sua mesa o mais confortável possível, e com bastante espaço. A sua cadeira é muito importante, você vai passar 8 horas nela, então tem que ser bem ergonômica. A decoração é bem importante para algumas pessoas, porém não posso dar dicas sobre isso, pois a única decoração que tem na minha mesa é um teclado velho.

Provavelmente, você vai sentir falta do ar condicionado, se você não tiver um, é claro. Em cidades quentes, trabalhar sem ar condicionado, pode te atrapalhar, então tente ter no seu home office pelo menos um ventilador ou manter sua janela sempre aberta para refrescar.

Agora que você está em casa, você terá liberdade para fazer algumas coisas, como por exemplo ouvir música, podcast ou qualquer outra coisa do tipo. Bom, cada um tem sua forma de concentrar, mas pra algumas profissões eu não indico ouvir podcast enquanto trabalha, pode ser difícil focar no trabalho e no podcast. Já a música pode ser boa, principalmente se for música sem vocais, como por exemplo músicas instrumentais ou, a nova moda, lo fi. Mas isso vai de cada um, eu mesmo não tenho problemas com músicas com vocais, elas ficam no background e eu as vezes nem percebo qual música está tocando hehe.

Outro ponto que pode te ajudar a entrar no espiríto de trabalho é: se vestir como se fosse trabalhar no escritório. Essa dica é boa principalmente no começo, já que você ainda vai estar se adaptando ao trabalho em casa e, portanto, manter a mesma rotina que você tinha antes, pode te ajudar.

Espero que essas dicas ajudem com o seu home office. Sinta-se convidado a compartilhar sua experiência nos comentários, assim como suas próprias dicas.

Abraços e bom homework!